Assistentin der Geschäftsführung und des Teams / Management and Team Assistant

Erbringt Verwaltungsdienstleistungen für das Softwareteam am Standort Paderborn und berichtet direkt an den Vizepräsidenten Retail Software & Professional Services. Die Aufgaben umfassen Dienstleistungen für das Softwareteam am Standort wie allgemeine Bürounterstützung, Vorbereitung von Präsentationen, Unterstützung bei der Bestellabwicklung und Inventarisierung, Reiseplanung und -abrechnung, Unterstützung bei der Zeiterfassung, Pflege von Organisations-Charts und Verteilerlisten, Unterstützung beim On-/Off-Boarding von Mitarbeitern, die regelmäßige Bereitstellung verschiedener Reports sowie die Verfolgung und Kontrolle von Abteilungs- und Unternehmensprozessen zur Arbeitssicherheit.

In der Funktion als Persönliche(r) Assistent(in) der Geschäftsführung kommen weitere fortgeschrittene und vertrauliche Verwaltungsaufgaben sowie die Kalender- und Reisekoordination hinzu. Auch Korrespondenz mit Kunden und anderen Unternehmensbereichen, sowie die Verwaltung und Ablage vertraulicher Verträge und Informationen gehören zu diesem Aufgabenbereich.

• Bietet administrative Unterstützung und führt spezifische Aufgaben im Zusammenhang mit Bürounterstützung, Prozessverwaltung, Gebäudewartung und Büroverwaltung aus.
• Behandelt hochsensible Informationen.
• Sorgt für eine prompte und effiziente Verwaltung aller zugewiesenen Aufgaben.
• Hilft Teams und Managern beim Jonglieren mit Terminkonflikten und damit verbundenen Problemen.
• Dient als Bindeglied zwischen der Leitung des Standorts und anderen Geschäftsbereichen, Abteilungen und anderen internen und externen Interessengruppen weltweit.
• Interagiert mit hochrangigen internen und externen Besuchern.
• Beteiligt sich an funktionsübergreifenden Ad hoc Aufgaben.
• Koordiniert spezielle Projekte, Abteilungsaktivitäten und Bürofunktionen mit anderen Abteilungen.
• Setzt Kenntnisse von Softwareprogrammen, einschließlich Windows und MS Office Anwendungen, sowie spezifischer Softwaretools ein.
• Reagiert effektiv auf wechselnde und sich ändernde Prioritäten komplexer Natur
• Position hat eine flexible Aufteilung zwischen Vor-Ort-Arbeit und Remote-Arbeit